I documenti aziendali

II potere nascosto della grafica nei documenti d'ufficio
1. Ideato per convincere
Lo scopo della progettazione grafica di un documento non è di "decorare" ma di far entrare nel modo più efficiente possibile le vostre idee nella mente del lettore - in altri termini di persuaderlo. L'introduzione indica come opera il processo di persuasione e perché la progettazione visiva è essenziale per tale processo
2. Come utilizzare questo libro
1. La pianificazione della grafica
Posto che la grafica è una forma di comunicazione, bisogna avere idee chiare sul contenuto della comunicazione, sui destinatari della stessa e sui metodi che possono dare i migliori risultati, oltre che sul risultato che ci si ripromette d'ottenere. E queste idee bisogna chiarirsele prima di mettersi a progettare concretamente un documento
1. Identificare il messaggio
1.1. La definizione preventiva d'uno schema per le informazioni da fornire
2. Identificare l'audience
2.1. A chi vi rivolgete?
2.2. Dove si trova la vostra audience?
2.3. Qual è l'atteggiamento mentale di chi vi legge?
3. Scegliere uno schema efficace
4. Puntare a una risposta
5. Mettere da parte i gusti personali
2. La stesura del testo nel rispetto dei principi grafici
Quando si scrive, le idee vengono tradotte in parole; nel mettere su carta queste parole si fa della grafica, poiché esse vengono collocate su un oggetto visibile. Se, mentre si scrive, si riesce a far fruttare i suggerimenti visivi forniti dalla composizione che ne risulta, si è già a buon punto per arrivare a creare un documento molto efficace
6. Organizzare il documento secondo livelli
7. No a documenti elaborati con tutte maiuscole, tutti corsivi o tutti neretti
8. Utilizzare il corsivo per enfatizzare, le maiuscole per un'accentuazione ancor maggiore e il neretto per attirare l'occhio del lettore
9. Presentare il messaggio con parole e immagini che si fondano in maniera significativa
10. Utilizzare soltanto immagini di buona qualità
3. L'impiego appropriato dei font
Le parole che compongono un documento vengono viste nella forma dei font prescelti e risultano comprensibili in funzione del modo in cui questi font vengono usati. Font diversi trasmettono sfumature emotive diverse; il "corpo" adottato e la sistemazione sulla pagina li rendono più o meno leggibili. In questo capitolo s'imparerà come analizzare la qualità emotiva d'un font e come disporre il testo per garantirne la leggibilità
11. Dare la preferenza a un carattere classico
11. 1. Le cinque famiglie classiche dei caratteri
12. Scegliere caratteri ben leggibili
13. Non usare tanti font diversi per lo stesso documento
14. Fissare il corpo del font e i margini in modo che ogni riga sia costituita da un minimo di trenta fino a un massimo di novanta battute
15. Controllare due volte le dimensioni del font prescelto
16. Comporre il testo con bandiera a sinistra o con allineamento giustificato
17. Non giustificare le colonne strette
18. Aumentare lo spazio fra le righe quando i caratteri sono di difficile lettura
19. Ridurre l'interspazio, la spaziatura e l'interlinea quando si utilizzano i font più grandi
20. Utilizzare i caratteri previsti dai sistemi tipografici
21. Far risaltare i caratteri sul colore di fondo
22. Non sovrastampare testi su foto o illustrazioni
23. Non "confondere" i titoli
4. Una guida per il lettore
La fase finale della progettazione d'un documento consiste nel sistemare tutto il materiale a disposizione in un insieme visivamente armonico, che accompagni il lettore secondo le sequenze delle idee che si vogliono esprimere e le trasmetta col massimo impatto possibile
24. Far capire a che cosa si deve prestare attenzione in primo luogo, in secondo e così via
24.1. I cinque elementi della gerarchia d'attenzione
24.2. La creazione di una gerarchia d'attenzione
25. Creare soltanto quei livelli visivamente distinti che risultano utili
26. Dare rilievo equivalente agli elementi di pari importanza
27. Disporre il materiale in modo semplice
28. Sistemare il testo così da facilitare il percorso della lettura
29. Impostare i documenti a più pagine o ripiegati realizzando una sequenza di scene
30. Impostare le pagine affiancate come un tutt'uno
31. Tener lontano il materiale "vivo" dai bordi del foglio e dai margini
32. Rivolgere le foto di persone verso l'interno della pagina
33. Non riprodurre le foto di persone in colori strani
34. Progettare coupon di facile impiego
35. Osservare i regolamenti postali
36. Evitare frasi o elementi grafici in eccesso

Contributi:

Collana: Formazione permanente

Argomenti: Comunicazione, persuasione